1. Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, également appelée e-invoicing, désigne l’émission, la transmission et la réception de factures dans un format entièrement dématérialisé et structuré, via des plateformes agréées.
Attention : une facture PDF envoyée par mail ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme.
La facture électronique devra contenir des données structurées, lisibles et exploitables automatiquement par les logiciels des entreprises et par l’administration fiscale.
La réforme repose principalement sur deux mécanismes :
- la facturation électronique (ou e-invoicing) : applicable aux opérations réalisées entre professionnels assujettis à la TVA établis en France ;
- le e-reporting : applicable aux opérations qui ne relèvent pas de la facturation électronique obligatoire, notamment les prestations réalisées auprès de particuliers ou de clients étrangers.
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par cette réforme.
Pour en savoir plus, retrouvez notre article complet sur la facturation électronique.
2. Votre activité de conciergerie est-elle concernée ?
2.1 Vous exercez une activité de prestations de services
Une conciergerie fournit des prestations de services à des propriétaires ou à des exploitants de biens immobiliers.
Ces prestations peuvent notamment comprendre :
- la gestion des arrivées et départs ;
- la remise des clés ;
- le ménage ;
- la blanchisserie ;
- l’assistance voyageurs ;
- la gestion des annonces ;
- le suivi des réservations ;
- la coordination avec les artisans.
En contrepartie, vous facturez généralement une commission ou des honoraires de gestion.
Ces prestations constituent une activité économique. Votre conciergerie entre donc dans le champ de la réforme de la facturation électronique.
Vous êtes concerné que vous exerciez :
- en entreprise individuelle ;
- en micro-entreprise ;
- en société commerciale ;
- ou via une autre structure.
2.2 Le cas particulier de la franchise en base de TVA
Avec votre conciergerie, vous pouvez bénéficiez de la franchise en base de TVA. Ce régime vous dispense de facturer de la TVA à vos clients. Toutefois, il ne vous exclut pas de la réforme.
En effet, même lorsque vous bénéficiez de la franchise en base, vous restez considéré comme un assujetti à la TVA.
Par conséquent, votre conciergerie devra également se conformer aux nouvelles obligations.
2.3 Quelles seront vos obligations ?
La réforme prévoit trois grandes obligations :
- recevoir des factures électroniques ;
- émettre des factures électroniques ;
- transmettre des données à l’administration fiscale via le e-reporting.
L’obligation applicable dépendra principalement de la qualité de vos clients :
- professionnel français ;
- particulier ;
- client étranger.
3. Facturation électronique ou e-reporting : quelles sont vos obligations ?
Vos obligations ne sont pas les mêmes selon la qualité de votre client.
3.1 Vous facturez un client professionnel français
C’est notamment le cas lorsque vous facturez :
- un loueur en meublé (LMNP ou LMP) disposant d’un numéro SIREN ;
- une SCI ;
- une société immobilière.
Dans cette situation, votre prestation entre dans le champ de la facturation électronique.
Vous devrez donc émettre vos factures via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Exemple : vous facturez 600 € HT de commission de gestion à une société qui exploite plusieurs logements en location courte durée. Cette facture devra être émise sous forme électronique.
3.2 Vous facturez un client particulier
Lorsque votre client est un particulier, l’obligation de facturation électronique ne s’applique pas. En revanche, vous serez concerné par le e-reporting. Concrètement, certaines données relatives à vos prestations devront être transmises à l’administration fiscale.
Exemple : vous facturez directement votre commission de gestion à un propriétaire particulier non assujetti à la TVA. Vous n’aurez pas à lui transmettre une facture électronique via une plateforme, mais les données de la transaction devront être transmises à l’administration fiscale selon les règles du e-reporting.
3.3 Vous facturez un client étranger
Lorsque votre client est établi à l’étranger, l’opération ne relève généralement pas de la facturation électronique française. En revanche, elle entre dans le champ du e-reporting.
Exemple : vous facturez une prestation de gestion à une société étrangère propriétaire d’un appartement en France. Vous ne devrez pas émettre une facture électronique française, mais les données de l’opération devront être transmises à l’administration fiscale.
4. Quel est le calendrier de mise en place
À compter du 1er septembre 2026 : réception des factures électroniques
Toutes les conciergeries disposant d’un numéro SIREN devront être capables de recevoir des factures électroniques.
Cette obligation concerne :
- les micro-entrepreneurs ;
- les entreprises individuelles ;
- les sociétés.
À compter du 1er septembre 2026 ou 2027 : émission et e-reporting
Le calendrier dépend de la taille de votre structure :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI ;
- 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises.
En pratique, la majorité des conciergeries seront concernées à compter du 1er septembre 2027.
5. Comment préparer votre conciergerie ?
Vous devez progressivement adapter votre conciergerie à la réforme de la facturation électronique.
5.1 Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Vous devrez sélectionner une plateforme capable de :
- recevoir vos factures fournisseurs ;
- émettre vos factures électroniques ;
- transmettre les données de e-reporting ;
- suivre le statut de vos factures.
Cette plateforme deviendra un élément central de votre organisation administrative.
5.2 Vérifier la compatibilité de votre logiciel
Votre logiciel de facturation devra être compatible avec la réforme.
Il devra notamment permettre :
- l’émission de factures au format électronique ;
- l’envoi via une PDP ;
- la réception des factures fournisseurs ;
- la transmission des données nécessaires à l’administration fiscale.
5.3 Identifier la qualité de vos clients
Vous devrez être capable de distinguer :
- les professionnels français ;
- les particuliers ;
- les clients étrangers.
Cette distinction déterminera directement vos obligations.
5.4 Sécuriser le suivi des paiements
Les prestations que vous réalisez avec vos conciergeries sont des prestations de services.
Les données liées aux paiements devront également être transmises à l’administration fiscale.
Il est donc fortement recommandé que vous fiabilisez :
- le suivi de vos factures ;
- vos encaissements ;
- vos commissions ;
- les remboursements ;
- les avoirs.
6. Tableau récapitulatif
7. Points de vigilance pour votre conciergerie
7.1 Un PDF envoyé par mail ne sera plus suffisant
Une facture électronique n’est pas un simple PDF.
Elle devra être transmise via une plateforme agréée et respecter un format structuré.
7.2 Vous êtes concernés même en micro entreprise et en franchise en base de TVA.
Le fait d’exercer en micro-entreprise ou de bénéficier de la franchise en base de TVA ne vous exclut pas de la réforme.
Vous devrez au minimum être capable de recevoir des factures électroniques.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique concerne directement votre activité de conciergerie.
Vos obligations dépendront principalement de la nature de vos clients :
- si vous facturez des professionnels français, vous devrez émettre des factures électroniques ;
- si vous facturez des particuliers ou des clients étrangers, vous serez concerné par le e-reporting ;
- dans tous les cas, vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques.
Il est donc recommandé d’anticiper dès maintenant :
- le choix de votre plateforme ;
- la mise à jour de votre logiciel de facturation ;
- l’identification de vos clients ;
- l’organisation de vos flux administratifs.
Pour votre conciergerie, la réforme ne doit pas être vue uniquement comme une contrainte administrative. Elle peut aussi être l’occasion de fiabiliser votre suivi, d’automatiser vos flux et de mieux structurer votre gestion.
